At organisere en konference kan være en skræmmende opgave. Der er så mange bevægelige dele og potentielle faldgruber. For at hjælpe dig har vi sammensat en omfattende tjekliste for konferenceplanlægning, der er opdelt i 4 vigtige faser: For-planlægning, booking, markedsføring og logistik på stedet.

 

For-planlægning

Det første skridt er at fastlægge formålet med konferencen. Hvad er målet? Når du har fastlagt formålet, kan du begynde at indsnævre potentielle datoer, steder og mødesteder. Det er vigtigt at bestille tidligt, da populære datoer og steder hurtigt bliver fyldt op! For at få et skøn over antallet af deltagere kan du oprette en “Gem datoen” og sende den ud til din målgruppe.

Du kan læse mere planlægning af begivenheder ved at klikke her.

 

Booking

Det næste skridt er at begynde at booke dit sted, dine talere, sponsorer og leverandører. Med hensyn til mødestedet skal du overveje kapacitet, beliggenhed og bekvemmeligheder. Er lokalet egnet til dine behov? Har du f.eks. brug for breakout-rum eller en scene? Sørg også for at lægge et budget for leje af audio-/visuelt udstyr.

Valg af talere

Når du vælger talere, skal du huske på din målgruppe og konferencens formål. Vælg talere, der vil inspirere og uddanne dine deltagere. Når du booker sponsorer og leverandører, skal du sørge for at indhente tilbud fra flere virksomheder, så du kan sammenligne priserne. Forhandl om betalingsbetingelserne på forhånd, så der ikke kommer overraskelser senere.

 

Salgsfremstød

Nu hvor der er styr på alt det logistiske, er det tid til at begynde at promovere dit arrangement! Udnyt sociale medier, e-mailmarkedsføring og endda traditionelle metoder som trykte annoncer og radiospots. 

Opret et websted for din begivenhed, og sørg for at medtage alle relevante oplysninger som datoer, tidspunkter, sted, talere osv. Brug kreativ branding og design for at få din konference til at skille sig ud fra de andre!

 

Logistik på stedet

Den sidste fase er logistikken på stedet. Dette omfatter alt fra registrering til mad og drikkevarer til skiltning. Hav en plan for registrering af deltagerne, når de ankommer, og sørg for, at du har tilstrækkeligt med personale til at hjælpe med eventuelle spørgsmål eller problemer, der måtte opstå. Sørg for, at alle skilte er klart synlige og lette at forstå. 

Og endelig må du ikke glemme maden! Uanset om du leverer måltider eller blot snacks og drikkevarer, skal du sørge for at tage højde for eventuelle diætmæssige begrænsninger, som dine deltagere måtte have.

 

Din tjekliste til succes

Det kræver omhyggelig planlægning og opmærksomhed på detaljer at tilrettelægge en vellykket konference. Ved at følge vores tjekliste for konferenceplanlægning kan du sikre, at ingen detaljer overses, og at dit arrangement forløber gnidningsløst fra start til slut!